河南省福兴儿童公益基金会档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为加强本基金会档案管理，促进档案管理标准化、制度化建设，根据《民政部、国家档案局关于印发<社会组织档案管理制度>的通知》（民法[2010]101号）、《河南省民政厅、河南省档案局关于印发<河南省社会组织档案管理工作指引>的通知》（豫民文[2016]365号）和本基金会章程，结合实际，制定本制度。
第二条 档案工作坚持统一管理、分别负责的原则，本会秘书处负责基金会档案的组织管理，各相关部门负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档，并支持、配合秘书处做好档案管理工作。
第三条 基金会秘书处是本会档案的管理部门，并指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失。

第二章 归档范围

第四条 凡是反映本会工作活动、具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料，均应及时归档。
第五条 业务主管部门的归档文件材料：
（一）业务主管部门下发的重要文件、批示等；
（二）其他有关重要文件、资料等。
第六条 登记管理部门的归档文件材料：
（一）登记部门下发的重要文件、批示等；
（二）其他有关重要文件、资料等。
第七条 本基金会的归档文件材料：
1、文书档案：包括综合管理、公益捐赠       
2、会计档案：包括会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类及其它
3、照片档案：包括照片、录音、录像、光盘
4、荣誉档案：包括奖品、纪念品、印信、礼品、字画                          

第三章 归档要求

第八条 凡属归档范围的文件材料，各相关部门应按规定收集齐全，认真整理，按时向档案室移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100％，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第九条 归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。各部门应严把文件材料形成关，将不合规范的归档文件材料剔除于形成过程。
第十条 归档的文件材料应当齐全完整，每份文件的印件与定稿、正件与附件、请示与批复等都应齐全，应当按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期保管的质量要求。所有归档文件材料的字迹要清晰、工整，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的字迹材料制作文件。
第十一条 建立电子档案，有电子版的归档文件，一律与纸质文件同步存档，并做好电子档案的备份存储工作。
第十二条 归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份，交接双方据此查验清点档案，签名交接。
第十三条 应当建立档案名录等检索工具。
综合运管部负责接收档案和集中管理，于次年9月底前完成上年度档案整理立卷上架工作。

第四章 档案的保管、移交、销毁

第十四条 档案保管应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，配置安全防范设施，加强防火、防盗、防潮、防霉、防尘、防虫、防光、防高温等工作，保证档案的完好与安全。要定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。非档案管理人员不得随意进入档案室，室内要保持整洁，严禁吸烟。   
第十五条 档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。
第十六条 档案不得借出、不得携带出境。
如有特殊需要，档案经理事长或秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本会档案管理人员陪同。
查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。
第十七条 档案移交、销毁必须认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批，秘书长监交、监销。

第五章 附 则

第十八条 本制度由理事会负责解释，自理事会批准之日起施行。