河南省福兴儿童公益基金会项目管理制度

第一条   按照《基金会管理条例》和《河南省福兴儿童公益基金会章程》，为保障河南省福兴儿童公益基金会(以下简称省儿基会)的合法权益，使省儿基会每一项目合理、合规、合法，制定本办法。
第二条  本办法适用于使用省儿基会资助的各种救助项目的管理。
第三条 针对每个项目,省儿基会设立项目管理机构，配备专职人员，行使项目管理职责。
第四条 按捐赠人意愿的立项规定：
（一）捐赠者有明确意愿并符合省儿基会章程宗旨的项目可直接立项；
（二）捐赠者无明确受赠者的由省儿基会管理部向捐赠者提供建议供选择；无捐赠意愿的，捐赠款列入省儿基会基金，作为省儿基会自主立项项目的经费；
（三）根据捐赠者意愿，经实地考察和论证并征得捐赠者同意后，由省儿基会法人代表（或委托的人员）同捐赠者（或代表）正式签署赠款立项协议书；
（四）根据捐赠立项协议，由省儿基会代表同受赠者单位或其当地执行机构的代表签署项目执行协议。
第五条 省儿基会自主立项项目的立项规定：
（一）由专人负责制定项目计划书和项目实施办法。
（二）项目计划书和项目实施办法报有关专业机构进行评估，制作项目评估书。
（三）项目计划书和项目实施办法及项目评估书经秘书长或理事长审批后，报理事会审议通过。
（四）紧急、小额的救助项目，按《预算执行管理制度》执行。
第六条 项目实行项目管理责任制。
（一）签署项目执行协议的受赠单位，要按协议建立明确的责任制度，成立项目领导小组，指定专人对项目管理负责。
  受赠方项目责任人的主要职责是：监管项目协议的执行情况，负责项目配套的资金足额到位，检查监督项目资金的使用情况，组织项目验收，报告项目执行结果，落实项目的日常管理。项目责任人对管理项目要终身负责，接受国家审计部门、民政部主管部门和省儿基会监事会的监督。
（二）省儿基会对项目管理负责，项目管理部门要分工明确，按项目把责任落实到人。
  省儿基会项目责任人的主要职责是：要按协议准确掌握本会立项的项目执行情况、资金使用情况，项目结束后及时组织检查验收。有关项目执行情况要及时提出书面报告。
第七条  项目审批流程及管理
（一）项目立项
1.项目建议书
1.1项目建议书应由项目主管完成，项目建议书的审批权限依据《项目审核与批准权限参照表》执行。
1.2项目建议书应当保存在项目档案中。
2.项目审核与批准
2.1所有项目建议书都应当经过审核。
2.2由项目主管对项目建议书进行审核和筛选，与潜在合作伙伴进行沟通、协商，并辅导潜在合作伙伴对项目建议书进行调整。
2.3项目主管应当填写附件《项目审核表》。
2.4项目主管、秘书长、理事长等参照附件《项目审核与批准权限参照表》规定批准项目。
（二）项目付款
1.付款申请
1.1本项目负责人填写项目支出申请单，项目主管签字批准后，财务审核，经秘书长审核批准后安排。
1.2支出申请单的审核程序及权限参照附件《项目审核与批准权限参照表》规定。
2.款项拨付
2.1财务人员收到批准后的付款申请书后，应当准备凭证，以签发支票或电汇方式拨付赠款。
2.2款项拨付后，财务人员在必要的情况下，应当告知项目主管，并由项目主管通知收款方。
2.3收款方应当在确认款项收到后，向负责本项目的项目人员提交发票或者收款收据，并由项目人员交至财务人员。
（三）项目实施与监测
1.项目实施
1.1项目实施应当由项目部门进行，同时需对项目进程进行监测；
2.省儿基会的项目监测职责
2.1通过对执行的项目进行具体监测，了解具体项目的执行情况，并促进互学习和经验交流。
2.2定期参与所执行项目，对具体项目进行监测。
2.3具体监测结果将与相关负责人沟通和核实之后，发布正式通告。
2.4完成项目监测访问后，须按照附件《项目访问报告》中的统一格式报告发现项目执行过程中的主要经验和问题，并根据问题明确建议改进措施，此走访报告提交给项目主管。
2.5同时，项目人员工每次前往进行项目监测访问工作结束时，必须安排一次与相关人员之间的座谈，进行反馈，并就发现的问题进行沟通和核实。
2.6项目人员定期将核实后的项目监测访问报告项目主管，并通告有关负责人进行跟踪处理。上述报告同时应当由有关各方保留在项目档案中。
2.7项目部门须定期针对项目监测报告检查对建议改进措施的执行情况，并将结果通报相关人员。
（四）项目评估
基金会实施的所有项目都应该由项目主管主持进行项目评估。
1.省儿基会的项目评估职责
1.1本项目负责项目主管应当主持项目评估工作，对项目执行状况进行评估，并将其作为项目修订并形成新的发展项目的基础之一。
1.2基金会项目主管应在每个财政年度对几个主要项目进行综合的、由相关人员充分参与的项目评估。
（五）项目完成
1.项目完成报告
1.1项目实施和评估过程完成后，项目人员应当编写《项目完成报告》。
1.2项目完成报告应当在完成后提交负责本项目的项目主管，并由各方保留在项目档案中。
1.3项目完成报告的审核与批准权限参照《项目审核与批准权限参照表》规定。
2.项目清算报告
2.1项目人员应当在提交《项目完成报告》的同时提交《项目清算报告》。
2.2《项目清算报告》应当在完成后提交基金会财务人员。
2.3《项目清算报告》的审核与批准权限参照《项目审核与批准权限参照表》规定。
3.项目文件归档
3.1所有项目过程中产生的正式文件，以及有必要保存的非正式文件，都应当妥善保存和归档。
3.2需要归档的文件包括项目文件、财务文件及其它相关文件。
3.3文件归档应当由行政人员在项目完成之后进行。
第八条 项目完成后，由省儿基会管理部门组织专门人员对项目执行情况进行检查验收，根据标准，分为优秀、合格、不合格。
  经检查验收，项目为优秀的，对其有功人员，由项目管理部门负责人提出意见，经管理部同意后，经秘书长审定，报理事长批准，予以适当奖励，奖金从该项目的管理费中列支。
经检查验收，项目不合格的，造成严重损失或有其他违法违规行为的，除组织项目返工，达到合格外，还要依照法律和规定追究项目责任人的责任。
第九条 本办法经省儿基会理事会通过后试行。